Den 25 maj 2018 börjar Dataskyddsförordningen (GDPR – General Data Protection Regulation) att gälla i Sverige och övriga EU med syftet att stärka och harmonisera skyddet för levande, fysiska personer inom Europeiska unionen vid hantering av personuppgifter.
Personuppgifter är all information som direkt eller indirekt kan knytas till en person som är i livet. Typiska personuppgifter är personnummer, namn och adress.
I dataskyddsförordningen skiljer man mellan vanliga personuppgifter och känsliga personuppgifter. Med känsliga personuppgifter menas bland annat uppgifter som avslöjar personens etniska ursprung, politiska åsikter, religionsåskådning eller sexuella läggning. Även uppgifter om personens hälsa och om personen tillhör en fackförening klassas som känsliga.
Vikens SF registrerar och sparar inga känsliga personuppgifter.
Vanliga personuppgifter som registreras och sparas
För att kunna bedriva lagstadgad verksamhet och förvalta Vikens SF gemensamhetsanläggningar upprätthåller föreningen en medlemsförteckning med kontaktuppgifter till samfällighetens medlemmar. I verksamheten används uppgifterna för medlemsfakturering och informationsutskick, avprickning på arbetsdagarna, samt vid fastställande av rösträtt och debiteringslängd vid årsstämman.
De ”vanliga” kontaktuppgifter som sparas är:
- Namn
- Eventuell förtroendepost
- Fastighetsbeteckning och adress på Håtö
- Telefonnummer och bostadsadress
- Mailadress om någon sådan angivits
Medlemsförteckningen/kontaktuppgifterna är tillgängliga för alla Vikens medlemmar och skyddas av ett lösenord som byts ut vid varje årsstämma. Inga personnummer registreras eller sparas.
Kontakta oss här för att begära rättelse eller meddela önskan om att vissa kontaktuppgifter skyddas (tas bort från den allmänna medlemsförteckningen).
Kontaktuppgifter på tidigare ägare raderas från medlemsförteckningen vid fastighetsförsäljning men sparas för historikens skull.
Sedan finnes ett separat register för båtar och båtarnas tilldelade plats som hanteras av Hamnkapten ändringar begärs via formuläret för båtar här.
Här sparas :
- Namn
- Bom Ja/Nej
- Båt
- Båt längd / Bredd /djup
- Fabrikat / Modell
- Tilldelad plats på bryggan
- Fastighetsbeteckning och adress på Håtö
- Telefonnummer och bostadsadress
- Mailadress om någon sådan angivits
Samlade kontaktuppgifter till Vikens medlemmar delges inte tredje part. Om detta dock skulle vara förenligt med föreningens verksamhet så sker det enbart efter medlemmarnas uttryckliga samtycke.
Bokningar och anmälan till föreningens evenemang samt kontaktformulär
Vikens SFs hemsida möjliggör anmälan till olika evenemang genom digitala formulär. Bara ”vanliga” personuppgifter registreras (se ovan). Bokningsuppgifter sparas i bokföringen emedan anmälningsuppgifter vanligtvis raderas efter genomfört evenemang. Anmälan om båt innehav.
Vid användning formulären på hemsidan (kontakt, adressändring etc) sparas inga IP-adresser.
Vikens hemsida i övrigt
Hemsidan använder sig av Cookies, men där sparas inga IP-nummer eller andra personliga uppgifter. Läs mer om detta här.
Hemsidan finns hos One.com och data sparas i WordPress-databasen här sparas inga IP-nummer, du kan inte lämna kommentarer på ett inlägg eller bilder. Om du vill att en kommentar ska tas bort så gör du det genom kontaktformuläret.
På hemsidan så förekommer en del bilder på personer från olika evenemang (arbetsdagar, samt midsommarfirande mm). Bilderna har tagits med intresseavvägning och som regel är inte personerna på bilderna namngivna. Om du vill att en bild ska tas bort så gör du det genom att kontakt oss här.
Leverantörsregister
Vikens SF’s för inget leverantörsregister mer än att bokföringsunderlag och fakturor sparas i minst 10 år.
Personuppgiftsansvarig
En personuppgiftsansvarig är den som bestämmer ändamålen med och medlen för behandlingen av personuppgifter. Personuppgiftsansvarig är normalt den juridiska person eller den myndighet som behandlar personuppgifter i sin verksamhet och som bestämmer vilka uppgifter som ska behandlas och vad uppgifterna ska användas till.
Personuppgiftsansvarig är styrelsen för Vikens Samfällighetsförening.
Personuppgiftsombud
Ett personuppgiftsombud är en person som ser till att personuppgifter behandlas korrekt och lagligt inom en verksamhet. Ombudet ska föra en förteckning över register och annan behandling av personuppgifter och hjälper registrerade att få felaktiga uppgifter rättade.
Personuppgiftsombud inom Vikens SF är Kassören. Endast Kassören kan ändra personuppgifter inom Vikens SF.
Personuppgiftsbiträde
Personuppgiftsbiträde är den som behandlar personuppgifter för den personuppgiftsansvariges räkning, exempelvis en tjänsteleverantör eller webbhotell. Ett personuppgiftsbiträde finns alltid utanför den egna organisationen.
Vikens SF har personuppgiftsbiträde från webansvarig och sekreterare.
Denna föreskrift och dess personuppgiftsrutiner revideras årligen av Vikens SF styrelse i samband med styrelsemöte.
Styrelsen för Vikens SF